¿Qué es el Benchmarking? Proceso y beneficios.

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Lic. Ariadna Hernández Borrego (CIO)

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En este artículo te explicaremos todo acerca de lo que tienes que saber acerca del benchmarking: sus beneficios, ventajas y desventajas y su proceso. De igual manera, damos algunos ejemplos para que logres visualizar de mejor forma sus etapas y funcionamiento.

En un mercado tan acelerado como en el que nos encontramos actualmente, tus competidores están trabajando para obtener una ventaja y el tiempo es esencial. Si deseas hacer avanzar tu organización en todas las formas posibles, entonces realizar un estudio de benchmarking es justo lo que necesitas. 

Benchmarking: proceso y beneficios

Procedencia del término

El término en el idioma inglés benchmark proviene de las palabras bench («banquillo», «mesa») y mark («marca», «señal»). En la acepción original del inglés la palabra es compuesta sin embargo podría traducirse como medida de calidad. 

Esta práctica nace en Estados Unidos a partir de los años sesenta, gracias a la influencia tanto del premio de calidad Malcolm Baldridge como a organizaciones relacionadas con la gestión de la calidad y de benchmarking, aunque no se populariza hasta finales de los ochenta. 

El concepto benchmarking surgió a partir de los años ochenta, cuando la compañía Xerox se interesó en investigar cómo comparaba su desempeño en relación con sus competidores. 

La utilización del benchmarking se ha circunscrito tradicionalmente en las organizaciones empresariales, pero actualmente se ha extendido a diferentes ámbitos, con las consiguientes modificaciones de su puesta en práctica. 

Ahora bien, ¿Cuál es el objetivo del benchmarking?

El benchmarking consiste en tomar «comparadores» o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las buenas prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las buenas prácticas y su aplicación. Según Casadesús (2005), «es una técnica para buscar las buenas prácticas que se pueden encontrar fuera o a veces dentro de la empresa, en relación con los métodos, procesos de cualquier tipo, productos o servicios»

El benchmarking es un método de gestión empresarial que busca encontrar las mejores prácticas dentro o fuera de la empresa a través de la comparación de técnicas, procesos y servicios de otras organizaciones con el fin de aumentar su eficiencia y competitividad.

La idea principal es tomar las prácticas más destacables de otras compañías y adaptarlas a tu ámbito de trabajo para mejorar tus servicios. Por ello, no es necesario que las comparativas sean necesariamente con empresas de tu misma industria, ya que en otros sectores puedes encontrar las soluciones ideales que hagan eficientes tu rendimiento y productividad.

Aplicaciones

El benchmarking puede aplicarse a cualquier proceso, enfoque, función o producto en las empresas, ya que su proceso se centra en las medidas de la calidad, del tiempo, del coste, de la efectividad y de la satisfacción que los clientes tienen. La usamos en ideaGoMedia.

Características del Benchmarking: proceso y beneficios

1. Tiene fines objetivos

El benchmarking tiene como principal característica su objetividad y se construye de acuerdo con reglas objetivas; es decir, debe haber una razón específica por la que se incluyan las organizaciones. 

2. Analiza las tendencias

Analiza constantemente las tendencias según los referentes del mercado que sirven como guía para la mejora continua del proceso. 

3. Está orientado a buenas prácticas

El benchmarking, como parte de un programa de mejora continua que incorpora procesos de retroalimentación, tiene como característica orientar sus objetivos a mejorar las prácticas para identificar oportunidades de mejora. 

Funcionamiento del Benchmarking: proceso y beneficios

1. Realizar una evaluación comparativa

El benchmarking sirve para hacer una evaluación comparativa que te ayude a detectar ejemplos de buenas prácticas. Muchas veces se confunde con el análisis de competencia; sin embargo, es algo más profundo. Y si bien no es copiar todo lo que tus competidores tengan o hagan, el benchmarking te permite implementar todo lo bueno que tienen para mejorar tu propio desempeño.

2. Mejorar la productividad de tu empresa

El benchmarking sirve también para impulsar de manera positiva la mejora de tus procesos de trabajo y elevar la productividad de tu empresa. Te ayuda a identificar las fortalezas y debilidades para encontrar oportunidades que te permitan ajustar y optimizar tus procedimientos. 

3. Reducir el riesgo empresarial

Invertir en benchmarking es relevante, ya que puede dar respuesta a incidentes dentro de tu organización, especialmente cuando se trata de reducir un riesgo empresarial, crear eficiencia y proteger a tu marca.

Objetivos para emprendedores y empresas

El benchmarking supone un constante aprendizaje y mejoramiento de tu empresa. Esto implica adquirir conocimientos de las mejores prácticas empresariales de tu sector para implementarlas en tu organización. Esto se dará a través del trabajo en equipo que se realice entre las diferentes áreas que existan en tu empresa y la comparación con tus competidores directos e indirectos.

Benchmarking: proceso y beneficios

Los objetivos del benchmarking son bastante puntuales:

  • Hacer eficientes los procesos productivos de tu empresa a través del mejoramiento de los procesos actuales. Esto hará cada componente más rentable.
  • Incrementar la calidad de tu compañía de manera interna y externa. Esto significa que tanto los miembros de la empresa como los clientes deben percibir estos cambios.
  • Ayudarte a ser una referencia dentro de tu mercado, aplicando las mejores prácticas de tu industria y convertirte en una organización de vanguardia en el sector al que perteneces.

Las industrias y sectores cambian constantemente y para lograr mantener a tu empresa como líder en el mercado requieres tener objetivos definidos. El benchmarking, entonces, te da la oportunidad de volverte más competitivo y adaptarte a las tendencias y comportamientos con antelación.

Ventajas del benchmarking 

  • Crea un cambio de paradigmas: nada es más sobresaliente que demostrar que realmente se pueden mejorar los procesos internos de una empresa. 
  • Promueve la cultura de la evolución: una empresa que no evoluciona tiene un futuro incierto. Una cultura de cambio forja un sistema de valores empresariales que se adapta a todos los miembros de una compañía para sobrellevar el cambio y entender por qué es necesario.
  • Analiza la competencia: el que una empresa sepa en dónde está situada en comparación con sus competidores es realmente importante. Un benchmarking permite tener una visión más clara de dónde se encuentra una compañía dentro del mercado, específicamente de su sector o industria.
  • Genera una cultura de cooperación: el benchmarking es una práctica que permite ver a las empresas similares a la tuya como una oportunidad de aprendizaje y no solo competencia. 
  • Es una práctica económica eficiente: si bien puede implicar una buena inversión de tiempo, el benchmarking no requiere grandes gastos por parte de las empresas que lo llevan a cabo. Si se cumplen en orden los requerimientos, es un proceso bastante sencillo de realizar.
  • Ayuda a motivar a los empleados: aplicar muchos esfuerzos para mejorar el andar de una empresa motiva a los empleados a alcanzar un nuevo nivel de madurez, en cuanto a la productividad de su área y el buen aprovechamiento de su tiempo.

Los 4 tipos de benchmarking

1. Benchmarking interno

Aquí no vas a observar a tus competidores ni a otras empresas de diferentes sectores. Harás la comparación entre los diferentes departamentos o áreas que conforman tu organización.

2. Benchmarking competitivo

Este método es para tener el conocimiento de la posición que tiene una empresa en comparación con sus competidores. Es ideal para determinar y profundizar procesos, estrategias y técnicas para lograr objetivos comerciales.

Su beneficio consiste en comparar el desempeño actual de tu empresa con el de tu competencia para detectar a tiempo posibles fallas y ajustarlas a los resultados que buscan lograr.

Este tipo de procesos es uno de los más conocidos entre las empresas, pues permite observar el funcionamiento de nuevas tecnologías o métodos de trabajo en otras compañías. Su implementación es con pruebas de comparación, así como la determinación de todas las ventajas y desventajas de los competidores directos. Se evalúan desde los productos, servicios y procesos similares al de tu organización que hayan detectado como más exitosos.

Esta clase de benchmarking es bastante útil si tu empresa busca posicionar algún producto o servicio en el mercado. Las formas de recopilar información pueden ser las siguientes:

  • Directo: antiguos empleados, proveedores y clientes (suele ser una investigación más limitada).
  • Indirecto: vías indirectas como internet, publicaciones, catálogos, estudios de productos, entre otros.
  • Cooperativo: intercambio de información entre las empresas competidoras.

3. Benchmarking funcional

A diferencia del benchmarking competitivo, en el funcional no solo es necesario observar cómo lo hace tu competencia, sino ampliar tu margen de búsqueda. Esto incluye a tus competidores indirectos y a otras organizaciones que no disputan ningún lugar contigo en el mercado. Lograrlo requiere encontrar a aquellas empresas que dentro de tu sector están haciendo las cosas bien (o excepcionales).

Pregúntate: ¿qué es lo que esas organizaciones de segmentos variados están haciendo para conseguir tan buenos resultados? Lo más importante es detectar esas acciones efectivas y de larga duración. Cualquier empresa, del ramo en el que se especialice, que cumpla en un 100% sus objetivos tiene algo para enseñarte.

4. Benchmarking genérico

En concepto puede ser parecido al benchmarking funcional, ya que se concentra en el análisis de procesos operacionales. La diferencia es que se enfoca en comparar los logros de tu organización con lo mejor que exista en la industria o sector, ya sea en funciones o procesos afines. La similitud entre diferentes procesos y funciones en los departamentos de empresas de la misma industria ayuda a una adecuación de sistemas o a crear procesos de mejora.

Las 4 etapas del benchmarking

1. Planificar

Esta primera etapa se trata de delimitar las siguientes preguntas:

  • ¿Qué es lo que deberíamos comparar?
  • ¿Frente a quién deberíamos compararnos?

Puede parecer bastante sencillo. No obstante, aquí es donde radica el inicio y éxito de todo un proceso de benchmarking, ya que se requiere un análisis detallado para identificar las principales fallas en tus procesos de negocio, determinar cómo serán resueltos y quién o quiénes serán los ejemplos a tener en cuenta.

2. Hacer

Esta segunda etapa puede resumirse con la acción de responder: ¿cuál es toda la información que debemos recolectar? Una vez que hayan seleccionado las empresas que más se acercan a los modelos de negocio previstos, es vital saber cuáles son todos los datos que se requerirán y a los que serán sometidas las organizaciones seleccionadas.

3. Controlar

Esta tercera etapa precisa de un análisis de la información reunida, con el objetivo de hallar las recomendaciones e identificar las mejores prácticas para llevarlas a cabo. Los dos aspectos más importantes a determinar son los siguientes:

  • Brechas de desempeño entre las compañías
  • Facilitadores del proceso para el mejoramiento de procesos

4. Actuar

La etapa final se trata de la adaptación, mejoramiento e implementación de los facilitadores previamente identificados. Como ahora sabes, el propósito de un benchmarking es introducir los cambios necesarios (y los más adecuados) para aumentar el desempeño de tu empresa y mejorar tu productividad.

¿Cómo hacer un benchmarking? 

1. Planifica

Como ya lo mencionamos, el primer paso es determinar las acciones a evaluar y comparar con los objetivos previamente establecidos. En este mismo punto, también deben determinar en cuáles empresas se enfocarán (o las áreas, en caso de que sea un benchmarking interno) y confirmar los métodos de recopilación de datos e información.

Un buen planteamiento de un proyecto de benchmarking responde a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué quiero medir?
  • ¿A quién voy a medir?
  • ¿Cómo voy a medirlo?

A grandes rasgos, un buen benchmarking debe tener una razón de ser y estar relacionado con el área que buscas mejorar. Después de determinar este aspecto, es necesario plantearte qué tipo de benchmarking seguirás (competitivo, funcional, interno o genérico). Este paso es vital para saber si harás comparativas desde tu misma organización o con otra empresa, dentro o fuera de tu industria.

Una vez determinados estos aspectos, lo siguiente en conformar un equipo de trabajo. Este será el responsable para la organización y dirección de todas las etapas de benchmarking. Contar con miembros responsables ayudará al proyecto a ser más objetivo en cuanto a los factores que desean mejorar en la empresa.

2. Recolecta los datos

Con base en los requerimientos previamente establecidos, determina cuál será forma de recolección de los datos. Puede ser a través de cuestionarios telefónicos, correo electrónico o entrevistas personales. Considera el nivel de contacto que tienes en cada medio, ya que es mejor realizar algunas preguntas o información en persona que por una llamada.

Consigue información detallada sobre todos los aspectos necesarios a investigar, aclara y verifica la información previamente obtenida. Otra recomendación es que tú y tu equipo hagan visitas al lugar de la organización para tener una perspectiva más clara acerca de algunos procesos. Esta visita también les permitirá analizar conductas en todas las áreas de la empresa que vean.

3. Analiza

Cuando ya hayan revisado exhaustivamente la información recopilada es tiempo de proyectar los resultados. Para ello se requiere un profundo análisis de los datos recolectados, detectar causas fundamentales e identificar los facilitadores a utilizar para el desarrollo de mejoramiento de procesos de negocio. Aquellos que resulten adaptables e ideales para tu empresa serán los que pasen a la siguiente ronda de elección. Es importante que analices cada buena práctica para comprobar que resultará provechosa para tu negocio.

Una vez que hayan logrado determinar una información más concisa, es tiempo de comparar el desempeño presente frente al proyectado. De esta manera podrán tener más claro en dónde están las brechas dentro de tu organización y será útil para determinar sus causas.

Como proceso final, deben evaluar la viabilidad de los facilitadores finales. Determinar esta situación es muy importante, ya que a partir de ella se obtendrá lo mejor en las prácticas de negocio. Además, podrán confirmar si verdaderamente sus procesos serán mejores de lo que son actualmente o si excederán la satisfacción o expectativas.

4. Actúa

El propósito de esta etapa es implementar los mejoramientos seleccionados, aplicando el conocimiento aprendido durante el estudio de benchmarking. Puedes dividir este paso de la siguiente manera:

  • Seleccionar los proyectos de mejora.
  • Determinar las metas de la mejora.
  • Desarrollar, aprobar y realizar los planes de acción.

Es importante generar metas y objetivos para ir tras los resultados esperados. Además, es vital siempre mantener motivado a tu equipo de trabajo para que los cambios sean tomados de la mejor manera.

7 ejemplos de benchmarking

  • Starbucks
  • Cosméticos Tacoronte
  • Mahou San Miguel
  • McDonald’s
  • Xerox
  • Marriott
  • Southwest Airline

Por último, y tal vez como un paso adicional, recuerda hacer un seguimiento de las mejoras. Debes hacer un informe con toda la información destacada del proceso de benchmarking. Esto será de gran utilidad para proyectos posteriores con el propósito de que se convierta en un ejercicio sostenido de la empresa, a fin de adoptar una filosofía de mejora continua.

En conclusión, hacer un benchmarking es esencial, especialmente en las investigaciones de mercado, porque te brinda información valiosa para tomar decisiones y plantear estrategias a corto, mediano y largo plazo. Contáctanos ahora y obtén información sobre este tema y sobre otros temas para hacer crecer tu negocio.

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